Manual de Usuario · ZENTRY SUN

Bienvenido al manual definitivo de ZENTRY SUN. Esta guía cubre todos los módulos del sistema, desde el registro de socios hasta los reportes ejecutivos con membrete, incluyendo las funciones nuevas (Buró compartido, KYC, Caja, Contabilidad integral, Seguro, Contrato impreso, Portal mejorado).

1. Introducción y arquitectura

ZENTRY SUN es una plataforma web modular, 100% en la nube, diseñada para cooperativas. Su arquitectura es multi-empresa: un único sistema aloja varias cooperativas, cada una con sus propios datos, usuarios, logo y configuración. El superadministrador ve todas las empresas; cada cooperativa ve solo sus datos.

🏢 Multi-empresa

Cada cooperativa es una "empresa" independiente con su propio slug, logo, usuarios y datos.

🔐 Licencias flexibles

Licencias por WhatsApp con monto variable; vencimiento automático con bloqueo.

🌐 Buró compartido

Central de riesgo entre cooperativas conectadas; score de conglomerado en tiempo real.

2. Acceso, licencias y multi-empresa

🔑 Licencias por WhatsApp (monto variable)

Cuando la licencia vence, el sistema redirige automáticamente a licencia.php. El flujo es:

La cooperativa solicita un monto personalizado según su tamaño
Recibe los datos bancarios / WhatsApp para pagar
Registra la referencia del pago
El superadmin aprueba desde superadmin.php y se activan los días correspondientes

La empresa master (dueña de la plataforma) nunca se bloquea por licencia.

Roles disponibles

👑 Administrador

Acceso total, crea usuarios y configura todo.

👤 Oficial de crédito

Gestiona socios, solicitudes, préstamos y pagos.

💰 Cajero

Registra pagos, maneja caja y ahorros.

👁 Consulta

Solo ve información y genera reportes.

3. Panel ejecutivo (Dashboard)

4. Socios, JCE y score local

👥 Registrar un nuevo socio

Ve a Socios → + Nuevo Socio
Escribe la cédula y pulsa 🔍 Consultar JCE: el sistema autocompleta nombre y celular desde el Padrón Electoral Dominicano y marca 🪪 Verificado JCE
Si no está en el padrón, completa los datos manualmente (marca ✍️ Manual)
Agrega teléfono, email, dirección, info laboral, referencias
Selecciona estado (activo/inactivo/suspendido) y guarda

🧮 Score local (cooperativa)

Evaluación 0-100 basada en:

Historial de pagos (30%)
Cuotas vencidas (-10 cada una)
Cobertura de ahorro vs deuda
Aportaciones acumuladas
Antigüedad como socio

Niveles: Excelente (80+), Bueno (65-79), Regular (50-64), Riesgo alto (<50).

🪪 Ficha completa del socio

Scores local y de conglomerado
Cuentas de ahorro y saldos
Aportaciones acumuladas
Préstamos activos y deuda
Historial de pagos
Documentos cargados
Link directo a Planilla KYC

Activar el portal del socio

5. Planilla KYC "Conoce a tu Cliente" NUEVO

Cumple la normativa de prevención de lavado de activos (Ley 155-17 RD) con la planilla oficial digital e imprimible.

🪪 Llenar la planilla KYC

Desde la ficha del socio o desde el menú 🪪 Planilla KYC, completa 6 bloques:

Datos personales: nombres, nacimiento, nacionalidad, sexo, estado civil, cédula/pasaporte
Dirección y contacto: país, provincia, sector, calle, teléfonos, email
Información laboral: empresa, cargo, dirección, teléfono, tiempo, grado académico, RNC, actividad económica
Cónyuge y referencias: cónyuge, 3 referencias personales con teléfonos, cooperativas
Financiero y legal: origen de recursos, propósito, volumen mensual RD$/US$, declaración Ley 155-17
Uso interno: observaciones, verificado por, fecha de verificación

🖨 Imprimir planilla genera el formato oficial con logo de la cooperativa y 2 firmas (cliente y verificador).

6. Data Crédito / Buró compartido NUEVO

Central de riesgo compartida entre cooperativas conectadas. La clave única es la cédula.

🔄 Sincronizar mi cartera

Publica los préstamos de tu empresa a la red. También se sincroniza automáticamente al crear préstamos y registrar pagos.

📥 Carga masiva CSV

Importa historial crediticio antiguo para socios nuevos con el formato: cédula;nombre;telefono;monto;balance;cuotas;pagadas;vencidas;mora;estado;fecha;referencia.

7. Cuentas de ahorro y Plazo Fijo

💰 Crear cuenta de ahorro (numeración automática)

Ve a Ahorros → + Nueva Cuenta
Selecciona el socio
El número de cuenta se genera automáticamente: SC-AH-0001 (ahorro) o SC-PF-0001 (plazo fijo)
Selecciona el tipo: ahorro, juvenil, programado, plazo_fijo
Guarda

Un socio puede tener múltiples cuentas de ahorro.

📅 Plazo Fijo con penalidad

Al crear una cuenta de tipo Plazo Fijo, configura:

Tasa de interés anual (ej: 5.5%)
Fecha de inicio y fecha de vencimiento
Penalidad % por retiro anticipado (ej: 2.5%)

Si el socio retira antes del vencimiento, el sistema descuenta automáticamente la penalidad del monto retirado y lo refleja en el concepto del movimiento.

Depósitos y retiros

8. Aportaciones (cuenta única) NUEVO

Tipos de aportación

✅ Inicial

Aporte al ingresar a la cooperativa.

📆 Periódica

Mensual / trimestral / anual.

⭐ Extraordinaria

Aporte especial por motivo específico.

➖ Ajuste (−)

Corrección negativa; nunca deja el capital en negativo.

Exportación e impresión

9. Solicitudes de préstamo

10. Préstamos, seguro y contrato NUEVO

💼 Crear un préstamo

Ve a Préstamos → + Nuevo
Opcional: selecciona una solicitud aprobada para importar los datos
Selecciona el socio, monto aprobado, tasa de interés
Define 🛡️ Seguro % (se calcula sobre el monto y se registra como ingreso en la cuenta 4104)
Define plazo, frecuencia (semanal/quincenal/mensual), fecha de inicio
Haz clic en Crear préstamo y generar cuotas

El sistema genera automáticamente el calendario completo de cuotas con capital + interés, y sincroniza el préstamo al buró.

📄 Contrato / Acuerdo impreso

Desde la ficha del préstamo, pulsa 📄 Contrato para imprimir el documento oficial con:

Logo y nombre de la cooperativa
Datos del socio y del préstamo (monto, tasa, plazo, seguro)
9 cláusulas legales: objeto, intereses, forma de pago, seguro, mora, compensación, pago anticipado, datos y buró, jurisdicción
3 firmas: socio, representante de la cooperativa, testigo

Estados del préstamo

11. Pagos y validación de reportes

💵 Registrar pago en ventanilla

Ve a Pagos, busca el socio y su préstamo
El sistema muestra las cuotas pendientes y calcula automáticamente el monto
Indica el método:
- 💵 Efectivo: entrada automática a la gaveta de caja
- 🏦 Transferencia: va al banco (no toca la gaveta)
Puedes registrar abonos parciales (menores al monto total de la cuota)
Guarda — el interés se registra automáticamente en Contabilidad (cuenta 4101)

Validar pagos reportados por el portal

Los reportes de los socios aparecen en la parte superior de Pagos con borde naranja:

12. Caja: apertura, conteo y cierre NUEVO

Movimientos durante el día

13. Contabilidad integral (6 pestañas) NUEVO

📊 Dashboard

KPIs del mes: ingresos, egresos, resultado, ratios principales (morosidad, rentabilidad, cobertura, endeudamiento), activos y pasivos + patrimonio.

📋 Estado de Resultados

Tabla comparativa: mes actual vs mes anterior vs año, con % de variación por cada cuenta del plan contable.

⚖️ Balance General

Activos = Pasivos + Patrimonio, con verificación automática de la ecuación contable.

💰 Flujo de Efectivo

Entradas reales (cobros, depósitos, ingresos) vs salidas (desembolsos, retiros, egresos) del mes.

📈 Ratios

4 indicadores con semáforo e interpretación: morosidad, rentabilidad, cobertura, endeudamiento.

🧾 Movimientos

Formulario manual para ingresos/egresos con plan de cuentas formal + listado filtrable.

Plan de cuentas formal

Exportación CSV

3 CSV listos para el contador externo: Plan de cuentas, Estado de resultados, Movimientos.

14. Datos de pago (bancos y cripto)

15. Portal del socio mejorado NUEVO

Cada socio accede a su portal personal en portal_login.php. Mejoras recientes:

🔐 Cambio de clave propio

El socio puede cambiar su clave desde el portal (3 campos: actual, nueva, confirmar), sin depender del administrador.

🌐 Doble score visible

En el hero del portal ve dos anillos circulares: LOCAL (su score en la cooperativa) y RED/BURÓ (score de conglomerado).

💡 Monto sugerido

Al solicitar préstamo, el sistema sugiere un monto máximo según su score y capital (ahorros + aportes). Ej: score 80+ = 5× su capital.

📋 Historial de reportes

Ve el estado de cada reporte: ⏳ Pendiente, ✅ Validado (con fecha) o ❌ Rechazado (con motivo).

Lo que puede hacer el socio en su portal

16. Reportes formales imprimibles NUEVO

En el menú 🖨 Reportes Formales hay 2 documentos oficiales con membrete, totales y 3 firmas (Preparó / Revisó / Aprobó):

📊 Estado de Resultados

Mes actual vs mes anterior vs año acumulado, con variación % por cada cuenta del plan contable. Selecciona el mes desde el filtro superior.

💼 Cartera y Mora

Corte a la fecha seleccionada: listado por socio con cédula, préstamo, balance, cuotas pagadas/vencidas, días de mora, monto vencido. Totales e índice de morosidad.

Otros reportes imprimibles

17. Reportes operativos y avanzados

📈 Reportes (menú principal)

Reportes operativos del día a día: socios, préstamos, pagos, ahorros, aportaciones, todos con filtros por fecha y exportación CSV.

📤 Reportes Avanzados

18. Asambleas y actas

19. Usuarios, roles y permisos

20. Historial y trazabilidad

El módulo Historial registra automáticamente todas las acciones críticas:

Cada registro incluye usuario, fecha/hora exacta, descripción y detalles (monto, ID, etc.) — fundamental para auditoría interna.

21. Preguntas frecuentes

¿Cómo cambio la contraseña de un usuario?

Ve a Usuarios y Roles → busca el usuario → ✏️ → deja el campo vacío para no cambiarla o escribe la nueva.

¿El socio puede cambiar su clave del portal?

Sí. Dentro del portal hay una tarjeta plegable "🔐 Cambiar mi clave de acceso" con 3 campos.

¿Qué pasa si un socio retira un plazo fijo antes del vencimiento?

El sistema aplica automáticamente la penalidad % configurada y lo refleja en el concepto del movimiento.

¿Puedo eliminar un socio?

Solo si no tiene movimientos asociados. Si tiene, cámbialo a "inactivo" o "suspendido".

¿Cómo sé si un socio es buen candidato?

Revisa su score local (80+ ideal), el score de conglomerado (buró), historial de pagos, aportaciones y antigüedad.

¿Qué hago si un reporte del portal no es claro?

Recházalo con el motivo "Capture ilegible" o "Referencia no coincide". El socio verá el motivo en su portal.

¿Por qué la caja muestra diferencia al cerrar?

Significa que el conteo físico de billetes no coincide con lo esperado. Revisa si hay movimientos no registrados o errores de conteo.

¿El interés del préstamo cuenta como ingreso?

Sí. Se registra automáticamente en la cuenta 4101. El capital recuperado NO es ingreso (ya era de la cooperativa).

¿Cómo exporto los datos contables para mi contador?

En Contabilidad hay 3 botones CSV: Plan de Cuentas, Estado de Resultados y Movimientos. Listos para Excel.

¿Qué es el score de conglomerado?

Es el score compartido en el buró, calculado con el historial de TODAS las cooperativas conectadas donde el socio ha tenido crédito.

22. Solución de problemas comunes

No puedo iniciar sesión

Verifica: slug correcto, usuario/contraseña, usuario activo, licencia vigente. Si es la licencia, aparecerá licencia.php.

El portal del socio no funciona

Verifica que el portal esté activado (botón 🌐 en verde), que el socio use su cédula como usuario, y que tenga clave válida.

El balance del préstamo no se actualiza

El sistema recalcula al cargar la página. Si persiste, cierra sesión y vuelve a entrar.

Los CSV no se abren bien en Excel

Usa "Datos → Desde texto/CSV" y selecciona UTF-8 para los acentos y símbolos.

El score local es muy bajo

Factores que lo bajan: cuotas vencidas (−10 cada una), poco historial, pocas aportaciones, poca antigüedad, deuda alta vs ahorros.

El reporte del buró no muestra datos

Sincroniza la cartera desde Data Crédito → 🔄 Sincronizar mi cartera. También se sincroniza al crear préstamos y registrar pagos.

El cierre de caja no cuadra

Revisa movimientos manuales no registrados, errores de conteo de billetes, o pagos en efectivo sin registrar.

23. Glosario completo

📖 Términos financieros

Aportación: capital social del socio
Ahorro: dinero en cuenta del socio
Balance pendiente: monto por pagar del préstamo
Cartera: total de préstamos activos
Cuota: pago periódico (capital + interés)
Mora: cuotas vencidas sin pagar
Tasa de interés: % sobre capital prestado
Seguro: % del monto que se cobra al desembolso
Plazo fijo: ahorro con fecha de vencimiento y penalidad

🏢 Términos operativos

Score local: evaluación 0-100 dentro de la cooperativa
Score de conglomerado: evaluación compartida entre cooperativas
Slug: identificador único de la cooperativa en la URL
KYC: "Conoce a tu Cliente" — planilla oficial
JCE: Junta Central Electoral — padrón electoral RD
Portal del socio: acceso web personal
Validar: confirmar reporte de pago
Abono parcial: pago menor al monto total
Conteo de billetes: verificación física de caja

24. Fase 2 — Próximos módulos (ERP) ROADMAP

Los siguientes módulos están planificados para la próxima fase de desarrollo:

📄 Estado de cuenta de préstamos

Con 3 resúmenes: al día, cancelación, pagado.

🌙 Cierre diario automático

Motor que recalcula mora + intereses + inactividad.

📈 Inversiones / Certificados

Certificados, interés generado/pagado, pignoradas.

👥 Nómina AFP/ARS

Nómina dominicana con descuentos y seguro social.

🏦 Bancos y Conciliación

Cheques, conciliación bancaria completa.

💸 Cuentas por Pagar

Facturas, órdenes de compra, suplidor.

🏭 Activos Fijos

Depreciación, integración contable.

🧾 DGII

606, 607, 608, IR-6, libro de ventas.

🔢 Catálogo sucursales

Número de cuenta con sucursal+producto+correlativo.